一,、人稱  

人稱要與文書格式相適應,。以個人名義發(fā)出的涉外信函以簽署人的口氣用第一人稱寫成,。簽署者與受文者要相適應。

“閣下”可用于尊稱國家領導人,、政府部長,、州長、省長,、大使,、特使、重要國際組織主要領導人等,。其余一般官員,、社會人士可尊稱為“先生”或“女士”。 

二,、客套用語  

客套用語要與格式相適應,。如普通照會開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個人函件中的開頭語，信函結(jié)尾的致敬語使用時要注意與雙方的身份,、關系和場合相適應,。致敬語不能自成一頁，應緊跟正文后另起一段,。  

三,、稱呼  

文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱,，文中第一次出現(xiàn)職銜,、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)則可用簡稱,。 

四,、國名  

文書信封和文中的抬頭的國名等均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時用全稱,，以后可用簡稱,。但有些國家由于情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱,。  

有些國家由于發(fā)生革命,、政變或其他原因，國名可能改變,，須隨時注意,，不要寫錯,。  

五、譯文  

對外信函一般以中文為正本,。但為了使收件人能夠確切理解文件的實質(zhì)內(nèi)容,，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（并注明“非正式譯文”字樣）,。各國套語用法以及行文格式與中文不同,，翻譯時應注意，要符合各種文字的用法,。一般信函也可用接受國文字或通用文字書寫