來源:四川省檔案局    作者:林紅

2017年2月13日,四川省檔案局會同四川省教育廳聯(lián)合修訂印發(fā)《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實施細則》(以下簡稱《細則》),這是新形勢下高等學(xué)校(以下簡稱“高?！?開展檔案工作規(guī)范化管理的重要依據(jù)性文件,。

一,、出臺背景

高校檔案是高校在人才培養(yǎng),、科學(xué)研究、社會服務(wù),、文化傳承創(chuàng)新等活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄,。它在高校教育和改革中發(fā)展著獨特的作用。為加強高校檔案工作,早在2008年,教育部,、國家檔案局制定了令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》以下簡稱《辦法》,2009年,四川省教育廳,、四川省檔案局制定了《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實施細則(試行)》,提出了貫徹實施《辦法》的具體措施,并將《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)(試行)》作為附件一并印發(fā),全省掀起了開展檔案工作規(guī)范化管理的熱潮,各高校緊緊圍繞高等教育事業(yè)工作大局,創(chuàng)新檔案工作機制,夯實檔案基礎(chǔ)建設(shè),拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域,在檔案資源建設(shè)、利用體系建設(shè),、安全體系建設(shè)和檔案工作發(fā)展環(huán)境等方面都取得了明顯成績,為全省高等教育和經(jīng)濟社會發(fā)展作出了積極貢獻,。

隨著時代的發(fā)展,國家出臺了一系列關(guān)于高等教育事業(yè)和檔案工作的新要求新規(guī)定。國務(wù)院相繼印發(fā)了《統(tǒng)籌推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》《國家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》,要求各高校堅持“以一流為目標(biāo),、以學(xué)科為基礎(chǔ),、以績效為杠桿、以改革為動力”的基本原則,加快建成一批世界一流大學(xué)和一流學(xué)科,。2014年,中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》,提出檔案工作是黨和國家工作中不可缺少的基礎(chǔ)性工作,做好檔案工作是各地區(qū)各部門各單位的重要職責(zé),。2015年,中共四川省委辦公廳,、省政府辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》,提出要在國家檔案館和黨政機關(guān),、團體、企事業(yè)單位深入推進檔案工作規(guī)范化管理,實施制度化監(jiān)督指導(dǎo),。2016年,全國檔案局長館長會議要求,統(tǒng)籌推進檔案規(guī)范化建設(shè)和信息化建設(shè),改革創(chuàng)新,穩(wěn)中求進,在確保檔案安全的前提下努力實現(xiàn)檔案工作提質(zhì)增效,。

在上述背景下,試行《細則》與形勢變化、任務(wù)要求不相適應(yīng)的問題凸現(xiàn)出來,四川省檔案局,、四川省教育廳及時啟動了《細則》的修訂工作,由省高校檔案工作協(xié)會負責(zé)起草,省檔案局,、省教育廳組織專家進行反復(fù)修改、論證,并公開征求全省高校意見,數(shù)易其稿,修訂印發(fā)了《細則》,。在修訂過程中,充分發(fā)揚民主,集中高校檔案工作者智慧,。同時,堅持保持總體穩(wěn)定的原則,只修改在實踐中形成共識的內(nèi)容,充分體現(xiàn)檔案工作實踐最新成果,充分體現(xiàn)黨和國家最新要求,既有利于實現(xiàn)高校檔案工作與時俱進地創(chuàng)新發(fā)展,又有利于保持高校檔案管理內(nèi)容的穩(wěn)定性和連續(xù)性,更好規(guī)范和指導(dǎo)當(dāng)前和今后一個時期的我省高校檔案工作。

二,、主要內(nèi)容

《細則》根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法,、《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī),結(jié)合我省實際進行制定。全文分為總則,、機構(gòu)與職責(zé),、收集、整理與歸檔,、保管與保護,、利用與公布、條件保障,、獎勵與處罰,、附則6個章節(jié)和附件《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》。其主要內(nèi)容如下:

(一)對高校檔案進行了重新定義,?！都殑t》根據(jù)高校的四大功能,明確了高校檔案是指高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究,、社會服務(wù),、文化傳承創(chuàng)新等活動中直接形成的對師生、學(xué)校,、社會具有保存價值的各種文字,、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,。這個定義一是突出了高校檔案的原始性,高校檔案是在高校各項活動中直接形成的原始記錄,。二是突出了文字、圖表,、聲像等不同的記錄形成,以及紙質(zhì)檔案,、電子檔案等不同的載體形式。

(二)厘清了高校檔案工作管理職責(zé)?！都殑t》規(guī)定,四川省教育廳主管全省高校檔案工作,四川省檔案局負責(zé)對全省高校檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo),、監(jiān)督和檢查。高校應(yīng)維護和確保檔案的完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)和安全。

(三)確定了高校檔案工作體系,?！都殑t》提出,高校應(yīng)建立在校長領(lǐng)導(dǎo)下,以檔案機構(gòu)為核心,各部門、院系,、課題組,、項目組等(以下簡稱各部門)專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的高校檔案工作體系。這個新規(guī)定,旨在促進高校構(gòu)建政令暢通的檔案工作體系,?！都殑t》要求,高校檔案工作應(yīng)由高校校長領(lǐng)導(dǎo),主管檔案工作校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負責(zé)檔案工作。這是高校檔案工作有別于機關(guān),、企業(yè)檔案工作之處,。

《細則》規(guī)定,高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。具備了建校歷史在50年以上,全日制在校生規(guī)模在1萬人以上,已集中保管的檔案,、資料在3萬卷(長度300延長米)以上,這三個條件之一的高校應(yīng)設(shè)立獨立的檔案館,。未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)設(shè)立綜合檔案室。從全省情況看,我省高校大多建立了與高校發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu),有的成立檔案館,有的建立了綜合檔案室,能滿足高校檔案工作的需要,。但也有個別高校雖然具備了上述條件,但至今未成立檔案館,制約了學(xué)校檔案工作的發(fā)展,。

《細則》強調(diào),高校應(yīng)成立由校長為主任委員、主管校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)為副主任委員,、相關(guān)職能部門負責(zé)人組成的學(xué)校檔案工作委員會,作為學(xué)校檔案工作的組織,、協(xié)調(diào)和咨詢機構(gòu)。這是為了加強高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),、強化高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo),。

《細則》規(guī)定,高校檔案機構(gòu)是學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)管理部門,對全校檔案工作進行組織、協(xié)調(diào)和管理,。高校檔案機構(gòu)不僅是業(yè)務(wù)部門,還是管理部門,承擔(dān)著全校檔案工作的組織管理,要對各部門,、院系檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。

《細則》要求,高校檔案機構(gòu)要利用檔案和校史資料開展多種形式的宣傳教育活動,開展國內(nèi)外檔案管理,、校史工作學(xué)術(shù)研究和交流活動,積極申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地和文化素質(zhì)教育基地,充分發(fā)揮高校的檔案人才優(yōu)勢和檔案資源優(yōu)勢,使高校檔案文化建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展中的一大特色和亮點,。

《細則》規(guī)定,高校各部門負責(zé)人應(yīng)對本部門歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性負責(zé)。各職能或承辦部門文件形成者應(yīng)負責(zé)積累文件,并對歸檔文件的齊全,、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負責(zé),。各部門兼職檔案人員應(yīng)負責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件,對歸檔文件的整理質(zhì)量負責(zé)。目前,我省部分高校已實行部門立卷歸檔制度,有的還將其列入各部門和有關(guān)人員的目標(biāo)考核中,有效地提高了高校檔案的歸檔質(zhì)量,確保了高校檔案的齊全完整,。

(四)提出了檔案資源建設(shè)的目標(biāo),。《細則》對檔案資源建設(shè)提出了新規(guī)定,高校應(yīng)制定或修訂各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,做到應(yīng)建盡建,、應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸,。一是明確了黨群類,、行政類、學(xué)生類,、教學(xué)類,、科研類、基本建設(shè)類等11類文件材料的歸檔范圍,。二是新增加了對“三重一大”(重大問題決策,、重要干部任免、重大項目投資決策,、大額資金使用)及重大活動檔案管理工作的要求,。三是要求高校教職員工從事教學(xué)、科研,、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的應(yīng)歸檔的文件材料,應(yīng)按照規(guī)定及時移交,任何個人不得據(jù)為己有,。四是要求高校應(yīng)制定相關(guān)制度和辦法,加強與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集。五是在要求高校檔案機構(gòu)與博物館和圖書館等部門開展業(yè)務(wù)協(xié)作的基礎(chǔ)上,新提出了要推進文物,、圖書,、情報與檔案資源共享。六是明確了各類文件材料的歸檔時間,。

《細則》根據(jù)《會計檔案管理辦法》,對會計檔案的管理做出新規(guī)定,當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由學(xué)校會計管理機構(gòu)臨時保管1年,再移交高校檔案機構(gòu)保管,。高校會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過3年。

(五)強調(diào)了保管與保護要求,?！都殑t》強調(diào)了高校檔案的安全保管。一是高校應(yīng)開展檔案安全保密檢查,嚴(yán)防檔案損毀和失泄密等事件發(fā)生,確保檔案實體和檔案信息的絕對安全,。二是高校應(yīng)建立檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機制和檔案安全應(yīng)急管理制度,防止突發(fā)事件和自然災(zāi)害對檔案造成毀滅性的破壞,提高高校檔案抗風(fēng)險能力,。這兩條是根據(jù)新修訂的《中華人民共和國保守國家秘密法》和國家有關(guān)檔案應(yīng)急處置的要求做出的新規(guī)定。

(六)突出了檔案利用與公布,?！都殑t》規(guī)定,高校檔案機構(gòu)應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高校授權(quán),任何組織或個人無權(quán)公布學(xué)校檔案,。這賦予了高校檔案機構(gòu)對公布檔案的職責(zé)和職權(quán),。要求高校檔案機構(gòu)應(yīng)采取多種形式(如舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)行音像制品,、建設(shè)檔案網(wǎng)站等),積極開展檔案宣傳和校史研究工作,參與校園文化建設(shè),。有條件的高校,應(yīng)在相關(guān)專業(yè)開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。近年來,我省高校積極開展檔案文化建設(shè),有的高校舉辦校史展,、學(xué)校名人展,有的高校編輯出版檔案文化作品,有的高校建設(shè)檔案網(wǎng)站,開展檔案文化宣傳,充分彰顯了高校檔案文化的魅力,。《細則》將這些實踐探索,固化為規(guī)定要求,。

(七)強化了條件保障規(guī)定,。《細則》強調(diào),高校一應(yīng)將檔案機構(gòu)在檔案征集,、搶救保護,、安全保密、數(shù)字化建設(shè)等方面的經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算,保證檔案工作的需求,。二應(yīng)為檔案機構(gòu)提供專用的,、符合檔案保管要求的檔案庫房。三應(yīng)將檔案信息化納入學(xué)校信息化建設(shè)總體規(guī)劃,設(shè)立專項經(jīng)費,配備所需設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),。目前,我省個別高校尚存在檔案經(jīng)費不足,、檔案庫房不能滿足檔案保管需求、數(shù)字檔案館(室)建設(shè)滯后的現(xiàn)象,?！都殑t》有針對性的提出了要求。

(八)明確了獎勵與處罰規(guī)定,?！都殑t》根據(jù)檔案法律法規(guī)的規(guī)定,提出高校對在檔案工作中做出貢獻的單位或個人,應(yīng)給予表彰與獎勵。對違犯檔案法律法規(guī)的直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分;構(gòu)成犯罪的,由司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任,。

同時,《細則》還明確規(guī)定了檔案人員有關(guān)待遇,。《細則》根據(jù)《辦法》的相關(guān)精神,從3個方面進行了規(guī)定,一是高校檔案機構(gòu)中的專職檔案人員,實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制,享受學(xué)校同級別教學(xué),、科研和管理人員同等待遇,。二是高校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案人員,應(yīng)按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇,并按照有關(guān)規(guī)定予以補助。三是高校對檔案人員中的涉密人員,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定予以專項補助,。這體現(xiàn)了對高校檔案人員的人文關(guān)懷,。

此外,《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》強化了對檔案信息化建設(shè)和檔案文化開發(fā)與傳播的要求。等級認定按百分制標(biāo)準(zhǔn)分3級:95分及以上為一級;80分及以上至95分為二級;70分及以上至80分(不含80分)為三級,。同時設(shè)定了加分標(biāo)準(zhǔn),創(chuàng)設(shè)了省級及以上愛國主義教育基地或文化素質(zhì)教育基地,開設(shè)有關(guān)檔案管理或校史選修課,檔案管理及檔案服務(wù)特色項目獲得國家教育行政部門或檔案行政部門表彰,、獎勵,可獲得加分。

三,、貫徹實施要求

(一)強化組織領(lǐng)導(dǎo),?！都殑t》從我省高校檔案工作實際出發(fā),對高校檔案工作做出了全面明確的規(guī)定和要求,是全面衡量高校檔案工作水平的重要依據(jù)。各高校要充分認識《細則》的實施對推進高校檔案工作規(guī)范管理和科學(xué)發(fā)展的重要意義,要將檔案工作規(guī)范化管理納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,、納入工作計劃,、納入經(jīng)費預(yù)算,力爭在“十三五”期間,實現(xiàn)全省高校檔案工作規(guī)范化管理全覆蓋。

(二)強化貫徹落實,。各高校要深刻領(lǐng)會《細則》的內(nèi)涵和實質(zhì),采取宣講培訓(xùn),、集中學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)交流等多種形式,開展學(xué)習(xí)宣傳活動,。要對照檢查學(xué)校檔案管理中存在的問題,制定檔案工作規(guī)范化管理實施方案和意見,要通過檔案工作規(guī)范化管理建設(shè),進一步豐富高校檔案資源,深化高校檔案開發(fā)利用,強化檔案安全管理,提高高校檔案工作的服務(wù)能力和治理能力,實現(xiàn)高校檔案工作提質(zhì)增效,。

(三)強化監(jiān)督指導(dǎo)。各級檔案行政管理部門要與教育主管部門密切配合,以《細則》為標(biāo)準(zhǔn),通過實地調(diào)研,、現(xiàn)場指導(dǎo)、抓點示范等多種形式,開展高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo),。省檔案局將聯(lián)合省教育廳組織學(xué)習(xí)宣貫《細則》的培訓(xùn)會,開展高校檔案工作規(guī)范化管理現(xiàn)場指導(dǎo),進行以貫徹實施《細則》為主要內(nèi)容的高校檔案工作規(guī)范化管理檢查,并將檢查情況在全省范圍內(nèi)進行通報,。(作者單位:四川省檔案局)