一、會務(wù)工作程序

1,、擬發(fā)通知

擬發(fā)的會議通知,，要說明會議名稱、會議內(nèi)容,、參加會議的人員,、開會時間、地點和會議要求等,，文字要簡單明了,，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后，以文電或其他形式及早發(fā)出,。

2,、印制證件

大型會議報到之前要印制好出席證、列席證,、工作證,、車證等必要的證件。印好會議日程安排,、作息時間表,、食宿、會場,、小組會地點等會議須知,。

3、收集名單

收集名單時,，要注意核對清楚與會人員的姓名,、性別、單位,、職務(wù),。名單收齊后，一般視情況可按照市領(lǐng)導(dǎo),、各縣（區(qū)）,、市級機關(guān)的順序編造名冊。需要分組時,，可按有關(guān)要求編造分組名單,，分組名單包括小組召集人、參會人員,、工作人員,、會議地點及電話等內(nèi)容，編好后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱即打印裝訂成冊,。

4,、擬定日程

重要的會議需事先擬定出會議日程，經(jīng)審定后打印發(fā)給與會人員。

5,、報到準備

會務(wù)人員應(yīng)在報到前進駐開會地點,，把各種證件、資料,、名冊等裝入文件袋備發(fā),，并做好報到的其他準備工作。

6,、布置會場

會前應(yīng)安排好會場和小組會議室,，為了進出方便，會場的座位之間要有適當(dāng)距離,，主席臺的位置要適中,，按人數(shù)和規(guī)范安排座位。要逐個檢查座椅是否牢固,。會場太小時,，要本著就近方便的原則，設(shè)立分會場,，并按會議的要求布置,。

座談會、工作會的座位安排應(yīng)根據(jù)要求,，安置相對集中,，以能聽清發(fā)言、環(huán)顧四周,、出入方便為宜,。

7、音響檢查

會前要對會場的音響設(shè)備進行檢查,，反復(fù)試聽,，并注意各個角落和分會場的效果。召開座談會時,，要安裝專門設(shè)備,，擺設(shè)多路話筒，安排專人負責(zé)掌握,，以保證會議的音響效果,。

各種會議都要作好錄音準備，錄音設(shè)備要完好,。

重要的會議,，要安排攝影，以留存資料,。

二,、會期中的工作

1,、會議報到

必須集中力量做好報到前的一切準備工作,。使報到工作有條不紊,。

代表來時，要逐一登記,，發(fā)放證件,、文件，指定住房并向其簡介會議安排情況等,。

2,、大會簽到

重要會議都應(yīng)進行簽到，將出席,、列席和缺席會議的人數(shù),、人員及時統(tǒng)計，并將結(jié)果填寫“代表出席情況報告表”,，立即報告會議主持人,。“報告表”包括會議名稱,、日期,、應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)和缺席人數(shù)等內(nèi)容,。

3,、引導(dǎo)座位

一般性會議，應(yīng)盡量使出席人員集中就座,，大,、中型會議要設(shè)立座次圖或由工作人員引導(dǎo)就座，也可以按部門中行業(yè)劃分區(qū)域就座,。

4,、會場聯(lián)絡(luò)

召開大會時，會務(wù)人員要承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事情,，并負責(zé)會內(nèi)外必要的聯(lián)系等事宜,。還要和保衛(wèi)人員密切配合，制止無關(guān)人員進入會場,。機密會議,，應(yīng)嚴格控制知密范圍。

5,、散會檢查

大會結(jié)束后,，要和保衛(wèi)人員、服務(wù)人員一同檢查會場,，對遺失的文件和其他物品,，應(yīng)妥善保管并及時交還失主,。

三、會后工作

1,、收集資料

大會結(jié)束后收集會議發(fā)出的各種資料進行留存歸檔,。會議錄音由講話領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)科負責(zé)整理，重要的講話要標明何人何時在何種會議上的講話并編發(fā),。各種照片,、視頻等資料由綜合科收集整理。

2,、總結(jié)提高

   有些重要會議結(jié)束后,，要在一定范圍內(nèi)對辦會情況及時進行總結(jié)評價，肯定成績和找出差距,。應(yīng)特別重視對辦會中有改進或創(chuàng)新性作法的總結(jié),，成功的或不成功的都應(yīng)實事求是地分析，得出客觀的結(jié)論,，使辦會工作更加規(guī)范化,、科學(xué)化。